Het complexe ecosysteem rond evenementenmobiliteit

Wat is evenementenmobiliteit? Dat zijn de bezoekers van het evenement die zich van zowat overal te lande naar de locatie van het evenement verplaatsen. Daarmee is de kous niet af. Heel wat andere actoren zijn betrokken bij die verplaatsing: van lokale overheden tot de openbaarvervoermaatschappij waarmee je je verplaatst. En dat is nog maar het topje van de ijsberg: er zijn nog leveranciers, omwonenden, mobiliteitsmanagementaanbieders, … We geven een overzicht.  

In een vorig artikel gingen we in op de impact van mobiliteit op de duurzaamheid van evenementen, vandaag ontdekken we het brede spectrum van stakeholders dat betrokken is bij evenementenmobiliteit.

Ben je op zoek naar maatregelen om je bezoekers te overtuigen duurzaam naar je evenement te komen? Bekijk dan zeker de gids "Wegwijs in evenementenmobiliteit" van het onderzoekscentrum Publieke Impact.

 

 

De bezoekers, een heel heterogene groep

De meest heterogene groep zijn de bezoekers. Wie ze zijn is onder meer afhankelijk van het type evenement en ze worden gekenmerkt door een bezoekersprofiel.

Er bestaan verschillende manieren om bezoekers in te delen in doelgroepen.
Traditionele doelgroepen zijn: jongeren, ouderen, gezinnen, vrouwen, mannen, … Vaak gebeurt een indeling op basis van demografische factoren, zoals leeftijd, geslacht, opleidingsniveau …
Het kennen van bezoekersprofielen heeft heel wat voordelen: het maakt een meer doelgroepgerichte aanpak mogelijk en je kunt veel beter voorspellen hoe de bezoekers zich zullen verplaatsen. 

Het onderzoekscentrum Publieke Impact stelt dat elk type evenement een eigen, specifieke verdeling van bezoekersprofielen kent. Als je naar de Vlaamse bevolking kijkt zien we vooral ‘planners’, ‘cocooners’ en ‘socialisers’ (meer uitleg over de verschillende bezoekersprofielen). Afhankelijk van het type evenement liggen die verhoudingen anders: op publieksevenementen rond kennis, informatie en netwerken zoals beurzen, congressen, recepties en infodagen zijn ‘verdiepers’ duidelijk in de meerderheid. Op muziek- en dansevenementen daarentegen, zoals festivals en dansfeesten, zijn de ‘cocooners’ dan weer het sterkst vertegenwoordigd en vormen de ‘verdiepers’ de tweede kleinste groep.

De mobiliteitsnoden van de bezoeker aan een evenement is anders dan voor andere verplaatsingsmotieven. Veiligheid en betrouwbaarheid is voor elk type verplaatsing een randvoorwaarde, grote kans dat je een verplaatsing niet maakt als aan deze voorwaarde niet is voldaan. Voor bezoekers van evenementen zijn comfort en beleving belangrijker dan snelheid en gemak, in tegenstelling tot bijvoorbeeld in het woon-werkverkeer. Snelheid en gemak zijn vooral een ‘dissatisfier’: je kunt enkel slecht scoren als het niet zoals verwacht verloopt, maar een organisator maakt er zijn bezoekers niet blij mee. 

De leverancier als bijzondere bezoeker

Naast de bezoeker zijn er ook de leveranciers of standhouders op het evenement of bijvoorbeeld de band die komt optreden. In tegenstelling tot de bezoeker zijn die eenvoudiger te bereiken: er is een directe relatie met de organisator. Als organisator kun je bepalingen opnemen in het contract. Soms kan die organisator ze zelfs inschakelen om het verplaatsingsgedrag van de bezoeker te beïnvloeden door hun voorbeeldfunctie.

Organisatoren (en/of evenementlocaties)

De groep organisatoren is ook heel heterogeen. Voor sommige organisatoren is het organiseren van evenementen hun bestaansreden, andere organisatoren organiseren maar een keer per jaar een evenement. Organisatoren kunnen privé-personen, organisaties, bedrijven en overheden zijn. De doelstellingen van die organisatoren kunnen heel uiteenlopend zijn. In welke mate ze willen en kunnen inzetten op duurzame mobiliteit is sterk afhankelijk daarvan. Voor een organisator van een oldtimer beurs zal duurzame mobiliteit minder evident zijn dan voor wie een fair trade markt organiseert.

De locatie als ondersteuning van de organisator

Wie een evenementlocatie aanbiedt, heeft vaak een goed zicht op de mobiliteit van en naar de locatie. Ze kunnen aan de organisatoren van evenementen mobiliteitsmaatregelen of mobiliteitsinformatie als dienstverlening aanbieden. Daarnaast staan ze ook in voor de hardware van het mobiliteitsaspect: fietsenstallingen, onderhoud van de parking, … Een goede bereikbaarheid en goed uitgewerkte mobiliteit kan in veel gevallen een troef zijn voor de evenementlocatie.

Omwonenden

De groep omwonenden ondervindt meestal meer nadelen dan voordelen van het evenement. Naast lawaai en sluikstorten zijn mobiliteitsproblemen een grote ergernis voor buurtbewoners.
Een goede relatie met omwonenden is belangrijk om het draagvlak voor het evenement te behouden. Als organisator besteed je best voldoende aandacht aan de communicatie naar deze groep.

Overheden

Lokale overheden

Lokale overheden (steden en gemeenten) staan in voor de vergunningen voor evenementen op openbaar domein. Voor evenementen op privédomein is er ook vaak een meldingsplicht. De regels, termijnen, eventuele subsidies en voorwaarden zijn anders in elke stad en gemeente. Afhankelijk van de impact van het evenement zijn er adviezen van verschillende (stads)diensten zoals politie (veiligheid en verkeerstechnisch), brandweer, stadsreiniging … noodzakelijk. De politie heeft vaak tijdens het evenement een belangrijke verkeerstechnische functie te vervullen.

Provincies

Provincies zijn vaak betrokken bij het verlenen van vergunningen voor evenementlocaties. Daarnaast zijn ze ook deels bevoegd voor mobiliteit en het vrijetijdsaanbod. Dat kan zich vertalen in gerichte acties met betrekking tot eventmobiliteit.

Gewest

Gewestelijke overheden zijn bevoegd voor het beleidskader voor evenementen en voor mobiliteit. Zij bepalen welke voorwaarden er zijn om vergunningen te verlenen. In Brussel moeten evenementen met meer dan 3.000 bezoekers een vervoersplan opstellen, in Vlaanderen is dat niet het geval.

Kennisinstellingen en middenveld

Kennisinstellingen en middenveld hebben in eerste instantie een sensibiliserende rol. Ze voeden overheden en organisatoren met informatie. Op deze manier kunnen zij een impact genereren richting meer duurzame eventmobiliteit.

Mobiliteitsaanbieders

Om de mobiliteit naar en van een evenement te organiseren zijn er heel wat organisaties die kunnen bijdragen.
In eerste instantie denken we dan aan openbaarvervoeraanbieders zoals De Lijn en NMBS, maar er zijn ook aanbieders van deelmobiliteit (deelwagens of deelfietsen) en aanbieders van collectief vervoer (autocars en taxi’s) die een rol kunnen spelen. MaaS (Mobility as a Service)-operatoren bieden een volledige mobiliteitsoplossing.
Iets minder bekend zijn organisaties die instaan voor het organiseren van de parking of die fietsenstallingen verhuren.

Mobiliteitsmanagementaanbieders

Het is niet altijd evident om de mobiliteit op en rond een evenement in goede banen te leiden. Organisatoren kunnen dan beroep doen op een mobiliteitsmanagementaanbieder die als tussenpersoon optreedt tussen de aanbieders van mobiliteit, verschillende actoren als politie en brandweer, de bezoekers, … en de organisator. Ze ontzorgen op die manier de organisator die zich kan focussen op zijn kerntaak: het organiseren van het evenement. In de planfase werken de mobiliteitsmanagementaanbieder het draaiboek voor het evenement uit, communiceren ze met de actoren, zorgen ze voor de juiste communicatie over het mobiliteitsaanbod. Tijdens het evenement monitoren ze de mobiliteitsevolutie en geven aan hoe en wanneer de organisator of lokale overheid kan ingrijpen.  

Het ecosysteem van evenementenmobiliteit

De interacties tussen de verschillende actoren hebben we samengevat in onderstaande figuur.